העלאת מערכת חדשה לאויר היא רק ההתחלה. ההצלחה האמיתית של הטמעת המערכת תלויה בשיעור האימוץ של המערכת. המשתמשים צריכים להיות מרוצים ופעילים במערכת. במאמר זה נציג את שיטות הטמעה למערכת חדשה (לאחר פיתוח) שיובילו להצלחה.
הכנה מקדימה מובילה להצלחה
שיחות אישיות טרום השקה עם אנשי מפתח מהוות את הבסיס להצלחה. בשיחות אלו אנחנו מדגימים את המערכת החדשה. אנחנו מסבירים את היתרונות הייחודיים שלה. אנשי המפתח לומדים להכיר את המערכת לעומק. כל שיחה כזו מייצרת שגריר חדש למערכת. השגרירים מפיצים את הידע בארגון באופן טבעי. הם יוצרים ציפייה חיובית להשקה. הם גם עוזרים לנו לזהות בעיות אפשריות מראש. דרכם, הידע מתחיל לזרום בארגון עוד לפני ההשקה.
הדרכות קבוצתיות אפקטיביות
ההדרכות הקבוצתיות משלימות את השיחות האישיות. הניסיון מראה שמספיק להגיע לשליש מהמשתמשים. המידע עובר הלאה באופן טבעי בתוך הארגון. המשתמשים מלמדים זה את זה. כל הדרכה כוללת הדגמה חיה של המערכת. המשתתפים מתרגלים את השימוש במערכת. אנחנו מקדישים זמן לשאלות ותשובות. המשתתפים מקבלים חומרי עזר שימושיים. אנחנו מספקים טיפים לשימוש יעיל. אנחנו מדגימים דוגמאות מחיי היומיום.
תקשורת במגוון ערוצים
התקשורת עם המשתמשים חייבת להיות מגוונת ועקבית. מי שלא הגיע להדרכות יכול לקבל את ההקלטות של ההדרכה. התיעוד הדיגיטלי זמין תמיד במערכת. בנוסף, ישנם גם סרטוני הדרכה קצרים לנושאים ספציפיים העוזרים ללמידה מהירה. במידת הצורך, אנחנו מקיימים הדרכות אחד על אחד למי שמתקשה. ביחד עם העליה לאויר, נפתח ערוץ שאלות שנשאר פעיל לאורך כל הדרך. בתקופה הראשונה שלאחר העלייה לאויר נקיים שעות קבלה קבועות לצורך מתן מענה אישי.
ליווי צמוד בהתחלה
בתקופה הראשונה אנחנו מספקים תמיכה מוגברת. אנחנו זמינים תמיד לפתרון בעיות. המעקב אחר השימוש במערכת מתבצע באופן יומי. אנחנו אוספים משוב מהמשתמשים באופן שוטף. השינויים מתבצעים במהירות לפי הצורך. אנחנו מזהים משתמשים מתקשים ועוזרים להם. התמיכה המוגברת בהתחלה חוסכת בעיות בהמשך. השאלות הנפוצות מתועדות ומופצות לכולם. הפתרונות המהירים מונעים תסכול.
בניית קהילת משתמשים חזקה
קהילת משתמשים חזקה היא המפתח להצלחה לטווח ארוך. הפורום לשיתוף ידע עובד באופן פעיל. אנשי המפתח בארגון יכולים לקבל הכרה והעצמה. ובכך המשתמשים הוותיקים יכולים לעזור לחדשים וחוסכים שעות תמיכה.
מדידת ההצלחה
המדידה השוטפת חיונית לשיפור מתמיד. אנחנו עוקבים אחר מספר המשתמשים הפעילים. תדירות השימוש במערכת נמדדת באופן קבוע. כמות הפניות לתמיכה מראה איפה יש קשיים. שביעות הרצון נבדקת בסקרים תקופתיים. זמן הפתרון של בעיות נמדד ומשתפר. הצטרפות משתמשים חדשים מעידה על הצלחה. הפופולריות של תכונות שונות מכוונת את הפיתוח. הקשיים החוזרים מקבלים פתרונות מערכתיים.
טיפים להצלחה מהירה
הניסיון המצטבר מלמד אותנו דברים חשובים. ההתחלה עם קבוצה קטנה ונלהבת בונה תנופה. ההצלחות המהירות בונות ביטחון. ההקשבה לכל סוגי המשוב מובילה לשיפור. הטיפול המהיר בבעיות מונע תסכול. התיעוד הברור עוזר ללמידה עצמאית. שיתוף הטיפים מקדם שימוש יעיל. רשת התמיכה החזקה מבטיחה הצלחה.
סיכום
הטמעה מוצלחת של מערכת חדשה דורשת תכנון מראש. המשתמשים זקוקים להקשבה ותמיכה מתמדת. השיחות האישיות וההדרכות בונות בסיס חזק. התמיכה המתמשכת מבטיחה הצלחה לאורך זמן. ההשקעה בהתחלה משתלמת מאוד בהמשך. העבודה הנכונה מובילה למשתמשים מרוצים ולמערכת מצליחה.
לקבלת פרטים נוספים על פיתוח והטמעת מערכת ארגונית, צרו קשר איתנו עוד היום . ליצירת קשר לחץ כאן
